In questo periodo, negli istituti professionali (servizi commerciali, alberghiero, sanità e simili), l’ora di informatica del biennio sta passando al foglio di calcolo, oppure ci sta per arrivare. La verifica, spesso una prova pratica al computer con qualche domanda scritta, cade tra sei e otto settimane da oggi, quindi prima delle valutazioni di fine gennaio. Non è un tempo lunghissimo, ma è abbastanza per arrivarci senza ansia, se si parte dalle cose giuste.
Questo post serve a chi in classe ha visto le prime formule e già si perde quando “si sposta tutto”, a chi copia le formule a memoria senza sapere perché funzionano, e a chi vuole un ripasso ordinato prima della prova. Parlo di Excel, ma tutto vale uguale per Google Fogli e LibreOffice Calc: cambiano pochi dettagli, che segnalo man mano. Se il tuo docente ti porta più avanti, verso algoritmi e diagrammi a blocchi, trovi quella parte in un altro articolo sul foglio elettronico in seconda: qui resto sulla tecnica delle formule e dei riferimenti.
Celle, intervalli, formule e valori
Un foglio di calcolo è una griglia di celle. Ogni cella ha un indirizzo fatto da colonna e riga: B3 è la cella nella colonna B, riga 3. Un intervallo è un blocco rettangolare di celle, scritto con i due estremi separati da due punti: B2:B10 sono le nove celle della colonna B dalla riga 2 alla riga 10.
In una cella puoi scrivere due cose diverse. Un valore è un dato scritto da te: un numero, un testo, una data. Una formula è un calcolo e comincia sempre con il segno =. Se scrivi =B2*C2, la cella non contiene “12”, contiene l’istruzione “moltiplica quello che c’è in B2 per quello che c’è in C2”. Se cambi B2, il risultato si aggiorna da solo. È la ragione per cui il foglio di calcolo esiste: scrivi la regola una volta e il computer la riapplica.
La prima domanda da farsi, davanti a ogni cella, è questa: questo numero è un dato o è un risultato? Se è un risultato, deve essere una formula, mai un numero battuto a mano. Un errore da prova pratica è calcolare con la calcolatrice e scrivere il risultato nella cella: il foglio non lo aggiorna più quando i dati cambiano, e il docente se ne accorge subito.
Riferimenti relativi, assoluti e misti
Qui sta il punto in cui si perde il maggior numero di punti. Quando scrivi =B2*C2 in D2 e trascini la formula verso il basso, il foglio non copia il testo identico: lo adatta. In D3 trovi =B3*C3, in D4 =B4*C4. Questo è un riferimento relativo: l’indirizzo è interpretato come “due colonne a sinistra, nella stessa riga”, e quel rapporto viene mantenuto.
Il simbolo $ serve a bloccare:
A1è relativo: colonna e riga si adattano;$A$1è assoluto: colonna e riga restano fisse ovunque copi la formula;A$1è misto con riga bloccata: la colonna cambia, la riga no;$A1è misto con colonna bloccata: la riga cambia, la colonna no.
Per bloccare un riferimento senza scrivere i dollari a mano, seleziona l’indirizzo dentro la formula e premi F4 (su Mac spesso Cmd+T): ogni pressione fa girare le quattro varianti.
Un modo semplice per scegliere: guarda cosa vuoi che succeda quando trascini. Se il valore da usare cambia riga per riga (il prezzo di ogni articolo), il riferimento è relativo. Se è sempre lo stesso per tutta la tabella (l’aliquota, uno sconto fisso, un voto minimo), va bloccato con $. I riferimenti misti servono nelle tabelle a doppia entrata, come una tavola pitagorica: in B2 scrivi =$A2*B$1 e la formula funziona trascinata in tutte le direzioni, perché la colonna A e la riga 1 restano le “intestazioni”.
Le funzioni che servono davvero
Una funzione è una formula già pronta, con un nome e degli argomenti tra parentesi. In Excel italiano gli argomenti si separano con il punto e virgola. Le funzioni che si usano in quasi tutte le verifiche di seconda sono poche:
=SOMMA(B2:B10)somma un intervallo;=MEDIA(B2:B10)calcola la media;=MIN(B2:B10)e=MAX(B2:B10)restituiscono il valore più piccolo e quello più grande;=CONTA.NUMERI(B2:B10)conta quante celle contengono numeri;=SE(condizione; se vero; se falso)sceglie tra due risultati;=CONTA.SE(intervallo; criterio)conta le celle che rispettano un criterio;=SOMMA.SE(intervallo; criterio; intervallo da sommare)somma solo le righe che rispettano un criterio.
Un dettaglio che fa perdere tempo: nei criteri di CONTA.SE e SOMMA.SE gli operatori vanno tra virgolette, per esempio =CONTA.SE(B2:B10;"<6"). Per un testo si scrive =CONTA.SE(C2:C10;"Promosso").
La funzione SE, anche annidata
SE è la funzione più importante del capitolo, perché è la prima volta in cui il foglio decide. Ha tre parti: una condizione, il risultato se è vera, il risultato se è falsa.
=SE(B2>=6;"Sufficiente";"Insufficiente")Quando le categorie sono più di due, si mette un SE dentro un altro SE: è la versione annidata. La logica è una scala: si controlla la condizione più alta, e se non è vera si passa alla successiva.
=SE(B2>=8;"Ottimo";SE(B2>=6;"Sufficiente";"Insufficiente"))Il trucco per non sbagliare è ragionare in ordine. Con tre fasce servono due SE, con quattro fasce tre, e le parentesi chiuse in fondo sono tante quanti i SE aperti. Se metti prima la condizione B2>=6, un 9 si ferma lì e viene chiamato “Sufficiente”: l’ordine conta.
CERCA.VERT e CERCA.X, solo un accenno
Quando le fasce diventano molte, annidare i SE è scomodo. Si scrive allora una piccola tabella di corrispondenze e la si interroga con CERCA.VERT, che cerca un valore nella prima colonna di una tabella e restituisce quello che trova in un’altra colonna della stessa riga. CERCA.X è la versione più recente, presente nelle versioni aggiornate di Excel e in Fogli, che fa la stessa cosa in modo più semplice. Alle superiori di solito si arriva solo a vederli: se il tuo docente li ha trattati, ricorda che la tabella di ricerca va quasi sempre bloccata con $.
La formattazione condizionale
È la funzione che colora le celle in base al loro contenuto, senza scrivere formule nella cella. Si trova nel menu Home, sotto “Formattazione condizionale”. Per esempio: selezioni i voti, scegli “Regole evidenziazione celle”, poi “Minore di”, scrivi 6 e scegli il rosso. Tutti i voti insufficienti diventano rossi, e se cambi un voto il colore si aggiorna.
L’errore tipico è confondere formattazione e contenuto: la cella resta un numero, cambia solo l’aspetto. Se la consegna dice “scrivi la parola Insufficiente”, il colore non basta, serve la formula con SE.
Gli errori che il foglio ti mostra
Quando una formula non funziona, la cella mostra un codice che comincia con #. Imparare a leggerlo ti fa risparmiare molto tempo:
#DIV/0!significa che stai dividendo per zero o per una cella vuota. Succede spesso quando una media punta a un intervallo senza numeri;#NOME?significa che il foglio non riconosce una parola: di solito hai sbagliato a scrivere il nome di una funzione (=SOMA(...)invece di=SOMMA(...)) o hai dimenticato le virgolette attorno a un testo;#VALORE!compare quando una formula riceve un tipo di dato sbagliato, per esempio un testo dove serviva un numero;#RIF!indica che hai cancellato una cella o una colonna a cui la formula faceva riferimento.
Poi c’è l’errore più insidioso, perché non mostra nessun codice: il riferimento che scivola. Hai scritto una formula giusta nella prima riga, l’hai trascinata, e le righe successive danno risultati plausibili ma sbagliati. Il foglio non si lamenta, perché per lui la formula è valida. L’unico controllo è guardare le formule delle righe in basso, non solo i numeri: con il pulsante “Mostra formule” della scheda Formule le vedi tutte insieme. Controlla sempre l’ultima riga della tabella, non solo la prima.
Esercizio 1: registro dei voti con SE
Hai questa tabella: nomi in A2:A6 e voti in B2:B6.
| Studente | Voto |
|---|---|
| Rossi | 7 |
| Bianchi | 4,5 |
| Verdi | 9 |
| Neri | 6 |
| Gialli | 5,5 |
Devi trovare: (a) il giudizio di ciascuno in colonna C, con tre fasce (da 8 in su “Ottimo”, da 6 a meno di 8 “Sufficiente”, sotto 6 “Insufficiente”); (b) la media della classe; (c) quanti studenti sono insufficienti.
Soluzione. In C2 scrivi:
=SE(B2>=8;"Ottimo";SE(B2>=6;"Sufficiente";"Insufficiente"))e trascini fino a C6. Poiché B2 è relativo, ogni riga legge il suo voto. Risultati: Rossi 7 diventa “Sufficiente”, Bianchi 4,5 “Insufficiente”, Verdi 9 “Ottimo”, Neri 6 “Sufficiente” (il 6 è incluso, perché abbiamo scritto >=), Gialli 5,5 “Insufficiente”.
Per la media: =MEDIA(B2:B6). La somma è 7 + 4,5 + 9 + 6 + 5,5 = 32, divisa per 5 dà 6,4.
Per gli insufficienti: =CONTA.SE(B2:B6;"<6"). I voti sotto 6 sono 4,5 e 5,5, quindi il risultato è 2. Puoi verificarlo contando i giudizi “Insufficiente” in colonna C: devono coincidere.
Esercizio 2: listino con IVA come percentuale
Un negozio generico ha un listino di prezzi senza IVA. In B1 c’è l’aliquota, scritta come percentuale (22%, che internamente vale 0,22). I prezzi netti sono in A4:A6: 10, 25 e 40 euro. Calcola il prezzo con IVA in colonna B e il totale.
Soluzione. In B4 scrivi:
=A4*(1+$B$1)L’aliquota è sempre quella: va bloccata con $B$1. Il prezzo cambia riga per riga: A4 resta relativo. Trascinando fino a B6 ottieni:
- riga 4: 10 × 1,22 = 12,20;
- riga 5: 25 × 1,22 = 30,50;
- riga 6: 40 × 1,22 = 48,80.
Il totale è =SOMMA(B4:B6), cioè 12,20 + 30,50 + 48,80 = 91,50.
Ora l’errore da riconoscere. Se in B4 scrivi =A4*(1+B1) senza i dollari, la riga 4 è giusta, ma in B5 la formula diventa =A5*(1+B2). La cella B2 è vuota e vale zero, quindi il foglio mostra 25, cioè il prezzo senza IVA, senza nessun avviso. In B6 la formula punta a B3, anch’essa vuota, e mostra 40. Se invece cambi l’aliquota, solo la prima riga reagisce. Quando in una prova ti chiedono “cosa succede se l’aliquota passa al 10%”, la risposta giusta è che, con $B$1, basta cambiare una cella e tutta la colonna si aggiorna.
Come ripassare nelle prossime settimane
- Rifai a mano i due esercizi cambiando i numeri: più voti, un’altra aliquota, un’altra soglia nei
SE. - Per ogni formula che scrivi, chiediti prima se i riferimenti devono scorrere o restare fermi.
- Dopo aver trascinato una formula, controlla sempre l’ultima riga.
- Impara a leggere i codici
#: spesso sono già la risposta alla domanda “perché non funziona?”. - Prima della verifica, scrivi su un foglio le sette funzioni dell’elenco con un esempio ciascuna.
Esercitarsi
Per l’informatica del biennio non esiste, per ora, un simulatore dedicato sul sito, e non posso prometterne uno. La categoria più vicina è quella dei simulatori per il liceo, dove la risposta corretta è visibile gratis e la soluzione guidata si sblocca con la prima lezione: per il foglio di calcolo ti conviene però esercitarti direttamente su Excel o Fogli, con tabelle tue. Il programma completo della materia è nella pagina informatica.
Se vuoi una mano
Faccio ripetizioni 1-a-1 online, e con il foglio di calcolo lavoro quasi sempre con il tuo file, aperto davanti a te: ti faccio rompere una formula di proposito e poi aggiustarla, perché è il modo più veloce per capire i riferimenti. Se vuoi capire a che punto sei prima della verifica, puoi prenotare una diagnosi gratuita.
